Hoe ik me altijd voorbereid op een verre/grote reis

Zodra de keuze is gemaakt en de tickets binnen zijn, start de voorbereiding. Ik check dan:

• Paspoort & visum: hoe lang moet mijn paspoort nog geldig zijn (vaak 6 maanden na terugkomst)? Is er een visum nodig en kan dat online (e-visa) of ter plekke?

• Vaccinaties/medisch: heb ik iets nodig of te updaten? Zo ja, direct inplannen.

• Reisverzekering: werelddekking, medische kosten, en bijzondere activiteiten als dat relevant is.

• Rijbewijs: ga ik rijden? Dan check ik of een internationaal rijbewijs nodig is.

• Betaalmiddelen: staan mijn betaalkaarten op wereld/online? Limieten even nalopen.

Alles wat actie vraagt plan ik meteen in m’n planner. Niets “even onthouden”, dat vergeet ik toch.

Soms blijf ik op één plek, soms reis ik rond. Voor Bali ben ik op twee plekken: eerst drie weken voor mijn yogaopleiding en daarna wilden we chillen, dus kozen we voor Sidemen.

Mijn mini-proces:

1. Wat wil ik van deze reis? Is dit “veel zien en hoppen” of “rust en verdieping”?

2. Oriëntatie: Google, Google Maps (favorieten opslaan!), Instagram voor sfeer en recente tips.

3. Ritme kiezen: bij een “reizen-reis” plan ik 2–4 nachten per plek; bij een relax-reis minder verplaatsen en meer chillen op één plek.

4. Match met energie: ik kies plekken die passen bij wat ik nodig heb (natuur vs. stad, actief vs. rustig).

Zó leuk om te doen. Ik zoek vaak via Booking en Airbnb en lees recensies op Google Maps.

Waar ik op let verschilt per plek/reis:

• Locatie & vibe: wil ik centraal zitten of juist rustig?

• Faciliteiten: eigen keuken of juist hotelservice; zwembad, gym, werkplekken.

• Praktisch: wifi (snelheid in reviews!), airco/ventilatie, check-in tijden.

Timing: dit regel ik meestal 2–3 maanden van tevoren, maar het blijft afhankelijk van bestemming en seizoen.

± 2 maanden vooraf

• Iedereen informeren met wie ik samenwerk (team, uitgever, boekhouder, agency’s): “Ik ben dan een maand weg; als je iets nodig hebt, plan het nu in.”

• Grote deadlines schuif ik naar ervoor of erna.

• Vervanging regelen voor mailboxen en DM’s (team).

± 2 maanden vooraf (en doorlopend)

• Content vooruit werken en inplannen: blogs, nieuwsbrieven, Instagram (Structuurjunkie en andere accounts).

• Automatische flows en reminders checken.

± 2 weken vooraf

• Team-/projectmeeting: lopende zaken, wie is aanspreekpunt, wat als X/Y gebeurt.

± 1 week vooraf

• Out of office klaarzetten (met heldere doorverwijzing).

• Check dat alle tools/inlogs bij de juiste mensen liggen.

Direct na boeken

• Visum, paspoortgeldigheid, vaccinaties: acties meteen inplannen.

• Schipholhotel boeken als mijn vlucht vroeg gaat: zoveel relaxter.

• Paklijst aanmaken in Structuurjunkie TripCheck: daar zet ik alles in wat mee moet, en ik kan onderweg items toevoegen.

2 maanden vooraf

• Vervoer vanaf het vliegveld (airport transfer of ov) regelen als dat handig is.

• Eventueel een auto huren op locatie.

• Eventuele binnenlandse vluchten/treinen alvast vastleggen.

2–1 maand vooraf

• Leuke spots opslaan in Google Maps (cafés, viewpoints, winkels, hikes, fotoplekken).

• Eventueel een reisgids (Lonely Planet!) als blader-inspiratie.

• Eventuele eSIM-opties vast uitzoeken.

1 week vooraf

• Beginnen met inpakken (rustig aan, dan vergeet ik minder).

• Documenten paraat: wat moet ik op papier of digitaal bij de hand hebben bij aankomst (soms wil immigratie letterlijk een printje zien van je e-visa of vervolgticket).

• Vluchttijden en incheck check.

• Google Maps offline downloaden van de regio’s waar we heen gaan.

1 dag vooraf

• Series/films downloaden op iPad, eventueel een spelletje.

• E-reader updaten en nieuwe boeken erop.

• Apparaten & powerbank opladen.

Als ik alleen reis, doe ik net wat meer voorbereiding op “toegang tot alles”:

• Back-up telefoon: een toestel dat up-to-date is en waar ik (indien nodig) direct mee kan inloggen op bank, mail, cloud, authenticator. Ik check dit vóór vertrek.

• eSIM alvast geregeld of klaarstaan, zodat ik op het vliegveld meteen online ben.

• Thuis iemand mijn vluchtnummers, eerste adres en globale route doorgeven.

• Kopieën/scans van paspoort, verzekeringspas, rijbewijs in een beveiligde cloudmap en geprint in m’n handbagage.

• Alles opgeladen? Powerbank 100%.

• Reistandenborstel en mini’s in mijn handbagage (fris blijven doet wonderen).

• Sjaal/vest mee: vluchten zijn koud.

• Waterfles (na security vullen) en een snack.

• Een pen voor landing cards.

• Geld & kaart: een kleine pin/ATM-test en check van je kaart.

• eSIM/Sim activeren.

• Lokale tijden en afspraken dubbelchecken (jetlag en AM/PM, dat is in het verleden weleens misgegaan, haha).

• Adressen & reserveringen nog even doorlezen; wat is “day 1/2” en wat wil ik vooral níet doen (haast).