Mijn favoriete apps & tools om productiever te werken

Papieren agenda’s en planners zijn mijn grote liefdes. Op de middelbare school was dat zo, op het HBO (toen had ik een prachtige leren Filofax) en ook nu gebruik ik natuurlijk (mijn eigen Structuurjunkie) planner. Maar naast een papieren planner gebruik ik ook altijd nog een digitale agenda, en dat is sinds ik Gmail gebruik (lees: meer dan tien jaar) al Google Agenda. Het doet gewoon precies wat ik wil en op elk apparaat werkt het vlekkeloos. En: het is totaal gratis.

Google Tasks kan je koppelen aan je Google Agenda, maar dit hoeft niet. In Google Tasks kan je, zoals de naam al wel verklapt, takenlijsten maken. Je kan verschillende lijsten aanmaken en in die lijsten kan je taken zetten. De taken kan je vervolgens weer aan een datum koppelen. Deze verschijnt dan ook in je Google Agenda. Er is ook een aparte app voor, voor op je smartphone, en dat werkt allemaal heel intuïtief en prettig, en ook ziet alles er mooi uit. Het enige nadeel vind ik dat je geen tijd aan de taken kan koppelen, ik zet een taak namelijk het liefst op tijd in mijn agenda.

Over Forest schreef ik al eerder een uitgebreide blogpost, en ik ben nog steeds groot fan van deze app. Met de Forest app leer je gefocuster te werken. Je plant een boom of struik, koppelt er een tijd aan en in deze tijd gebruik je je telefoon niet. Gebruik je je telefoon wel, dan gaat je boom dood. Als je heel veel gefocust werkt met Forest, dan bouw je uiteindelijk aan een heel bos en dan kan je zelfs ‘in het echt’ bomen laten planten. Naast dat de app heel goed werkt en doeltreffend is, is het ook echt een leuke manier om te leren focussen.

De app Focus is ook ideaal voor op je Mac(Book). Deze app blokkeert apps en websites die je zelf instelt en vervolgens stel je de tijd in dat je gefocust aan het werk wilt. In deze periode kan je de geblokkeerde programma’s en websites niet gebruiken. Het principe is extreem eenvoudig maar het werkt gewoon heel goed: je kan niet even afdwalen naar Facebook of YouTube, want je hebt het geblokkeerd. Je kan zelf de tijd instellen en je kan ook pauzes en de duur van je pauzes instellen. Simpel maar heel handig als je snel wordt afgeleid door bijvoorbeeld Facebook.

Ik werk met Gmail en het gebeurt weleens dat ik op de raarste tijden mijn e-mail zit te beantwoorden. ’s Ochtends om vijf uur, in andere tijdzones waardoor ik ’s nachts lijk te e-mailen en af en toe in het weekend. Met Boomerang kan ik instellen dat een e-mail bijvoorbeeld pas morgenochtend om 9:00u verzonden wordt in plaats van op dit moment. Wat ook handig is: je kan je laten reminden als je nog een antwoord op een bepaalde mail hebt. Zo vergeet je er niet nog eens achteraan te mailen. Ook kan je je inbox pauzeren waardoor er geen e-mails binnenkomen, zo raak je niet afgeleid als je ergens mee bezig bent.

Jaren geleden kwam ik van mijn smartphoneverslaving af door de app Moment. Moment houdt je telefoongebruik bij, een feature die nu ook standaard in de iPhone software zit. Maar wat de app ook heeft is een betaalde Phone Bootcamp. In veertien dagen tijd krijg je elke dag een ‘opdracht’ om je telefoongewoontes te veranderen. Bijvoorbeeld: neem je telefoon niet mee de slaapkamer in. Gebruik je telefoon 40 minuten achter elkaar niet. En op de allerlaatste dag gebruik je je telefoon zelfs helemaal niet. In deze veertien stappen heb ik echt geleerd los te komen van mijn telefoon. Het heeft me superveel inzicht gegeven in hoe(veel) ik mijn telefoon gebruikte en het heeft gewoontes gebroken. En dat heeft me bizar veel tijd opgeleverd!

Google Drive en Dropbox zijn vergelijkbare diensten: je kan in een online omgeving bestanden bewaren en makkelijk delen met anderen. Ik gebruik nu zelf Google Drive, maar heb ook jaren Dropbox gebruikt. Drive vind ik net wat intuïtiever werken en ik gebruik zelf ook veel andere functies van Drive, zoals Spreadsheets en enquetes. Dat heb ik nu allemaal op een plek. In Drive zet ik bestanden waar ik overal bij wil kunnen en waarvan ik helemaal zeker wil weten dat ze bij bijvoorbeeld een computercrash niet vergaan (al heb ik ook Time Machine). Ook kan je in Drive tegelijk met andere mensen werken aan een document en dat kan tijdens meetings heel handig zijn, of als je samen aan een bestand wilt werken.

Ik luister tijdens het werken niet heel graag naar muziek, maar soms is het wel prettig om geluid om te hebben staan. Zeker als je in een rumoerige omgeving zit. Ik doe dan mijn noise cancellation koptelefoon op (mijn Bose Q25) met de app Noisli óf mijn Nature Sounds Playlist op Spotify. Ik luister dan naar de regen of naar zeegeluiden en dan ga ik compleet in mijn eigen bubbel zitten. Persoonlijk vind ik dat erg fijn en dan kan ik weer lekker focussen. Ook prettig in het vliegtuig of in de trein.