Een zakelijk gesprek voeren, hoe doe je dat?

Je zit er niet voor niks, dus doe dan ook niet alsof dat zo is. Ik ging in het begin van deze functie vaak het gesprek in met de gedachte dat de andere partij het maar gek zou vinden dat een ‘jonge’ meid leiding had over het bedrijf en dat ze uiteindelijk toch liever mijn baas zouden spreken. Ik zit vaker met mannen aan tafel dan met vrouwen en daarmee voelde ik me soms ondergesneeuwd omdat ik niet durfde te spreken uit angst om iets doms te zeggen. Slaat nergens op! Een ander denkt helemaal niet zo. De andere partij weet wie je bent en wat je functie is, en wil met jou over een bepaald onderwerp spreken. Anders hadden ze wel met je baas afgesproken. Nu ik me veel zelfverzekerder voel in mijn functie en rol, merk ik dat ook andere reacties bij een tegen partij krijg. Own it.

Ja, je wil professioneel blijven dus een gore grap over poep of seks laat je achterwege. Maar een beetje humor kan geen kwaad en breekt vaak het ijs. Uiteindelijk is de tegenpartij ook een mens, met vrienden en een sociaal leven. Geen zakelijke robot. Dat menselijke mag je best omhoog halen in een gesprek. Daardoor ervaart je gesprekspartner het gesprek vaak ook als leuk, iets wat niet elk zakelijk gesprek perse is natuurlijk. Het lijkt me vrij ongepast om grappen te knallen als je iemand gaat ontslaan, maar dat voel je zelf wel aan. Er zijn 1000 verschillende soorten gesprekken en bij de meeste ervan is ruimte voor een beetje menselijkheid en humor.

Vat altijd samen wat je hebt besproken en verifieer of de ander dit ook zo samen zou vatten. Zo blijft er zo weinig mogelijk ruimte overblijft voor ruis en verschillende interpretaties. Maak je afspraken, zorg dan dat je deze op de mail nog even samenvat zodat je het ook zwart op wit hebt en geef de ander hierin ruimte om aan te vullen of corrigeren. Hierdoor heb je naderhand nooit een discussie over de inhoud en/of de afspraken.

Ik haalde het net ook al aan, je gesprekspartner is ook maar een mens. Het is biologisch zo bepaald dat men een gesprek prettiger ervaart als het gesprek het grootste gedeelte over zichzelf kan praten. Vraag dus, vraag door, toon interesse en zoek common ground om een verbinding te maken. Blijf ook je interesse tonen, kijk niet op de klok of je telefoon en plan genoeg tijd in voor het gesprek. Reageer ook tijdens het gesprek met bevestigende antwoorden zodat de ander voelt dat je er nog bij bent met je gedachtes.

Zorg dat het onderwerp dat je op tafel wilt hebben, daadwerkelijk op tafel komt. Openen met koetjes en kalfjes is normaal, maar iemand kan een onderwerp ook willen vermijden. Merk je dat iemand het gesprek wil afronden zonder dat jouw onderwerp aan bod is gekomen, geef dan aan dat er nog een onderwerp is waar je het graag over wil hebben. Vorm liever in het gesprek een moment waarbij jij aan het woord bent door te reageren op wat de ander zegt, en dan zonder teveel stilte (is ruimte voor de ander om te praten) over te gaan op het onderwerp wat je eigenlijk wil bespreken. Daarnaast; tijd is waardevol, en hoewel het tonen van interesse bij het ene gesprek langer mag duren dan bij de andere (ligt er maar net aan hoeveel afhangt van het gesprek) wil je niet je halve dag verdoen met een gesprek wat ook in een uur had gekund.  Wees niet bang om het gesprek te sturen, keuvelen doe je wel in je vrije tijd.

Mensen zijn heel erg snel geneigd een stilte te willen opvullen. Jij zelf ook. Als een ander een stilte laat vallen ga jij proberen het gesprek vloeiend te houden en soms zeg je dan ook dingen die in je nadeel kunnen werken. Laat een ander die stilte maar eens opvullen, laat de ander die ongemakkelijkheid maar voelen als dat nodig is. Daar kunnen goede dingen van ontstaan.

Het komt heel ongeïnteresseerd over als jij je niet voorbereid op het gesprek. Weet waarom je het gesprek hebt, met wie je aan tafel zit en wat het doel is van het gesprek. Ook sta je sterker als je je argumenten klaar hebt staan en hebt nagedacht over wat de andere partij kan zeggen.

Probeer jezelf een beetje in de hand te houden. Word niet heel boos en geef de ander ruimte om te praten. Geef je ego geen ruimte en herken ook wanneer iets je ego is. Probeer altijd oplossend te denken en dit ook mee te nemen in het gesprek.

Tot slot wil ik je meegeven om flexibel te zijn. Pas je houding, gedrag of gespreksstijl aan als je merkt dat de ander hier beter op gaat en dat uiteindelijk in je voordeel kan zijn. Je hebt er niks aan om star te blijven als de ander een beetje luchtigheid nodig heeft, dan zal het gesprek altijd als een mismatch aan voelen.

Dat was het voor nu. Neem het mee waar nodig. Er bestaan een miljoen verschillende soorten zakelijke gesprekken en is niet alles overal op toe te passen. Toch plant je vaak wel een zaadje voor toekomstige gesprekken als je dit soort dingen even doorleest, dus dat kan nooit kwaad. Goodluck!