1,5 jaar elke minuut klokken met Toggl

Vorig jaar zomer deelde ik in een blogpost alles over Toggl, mijn urenregistratiesysteem. En vooral waarom ik elke minuut die ik werk bijhoud en wat dat me oplevert. Inmiddels zijn we meer dan anderhalf jaar verder en ik doe dit nog steeds. Ik deel graag met je wat met dit in 1,5 jaar tijd heeft geleerd en wat voor inzichten het me geeft.

Leestijd

Je kan hier mijn blogpost van zomer 2019 lezen waarin ik vertel wat Toggl is en waarom ik elke minuut die ik werk registreer.

Toggl is simpel gezegd een urenregistratietool waarmee je heel simpel kan bijhouden hoeveel uur je aan taken besteed. Het werkt heel makkelijk: je kan klanten en categorieën instellen, vervolgens tik je in wat voor taak je aan het doen bent en klik je op de ‘play’ knop. Ben je klaar, dan zet je hem op stop.

Hoe vaker je Toggl goed aanzet, hoe gedetailleerder je rapporten worden. Je kan rapporten zien van bijvoorbeeld de afgelopen week, of het afgelopen jaar. Of je kan een specifiek project, klant of categorie invullen waardoor je kan zien hoeveel tijd je hieraan hebt besteed in een specifieke tijd.

Ik ben er anderhalf jaar geleden mee begonnen omdat ik simpelweg meer inzicht in mijn tijd wilde krijgen.
Dus doe ik de dingen die ik plan, duren ze net zo lang als ik vooraf bedenk en hoeveel tijd besteed ik aan specifieke projecten of categorieën?

1,5 jaar verder: waarom gebruik ik het nog steeds?

Inmiddels zijn we een poos verder en ik zet Toggl nog steeds elke dag aan als ik begin met werken. Soms heb ik manieren van werken die ik na een tijdje weer loslaat, omdat het me bijvoorbeeld niet meer geeft wat ik nodig heb of omdat het me niets nieuws meer oplevert. Zo heb ik jaren met de Pomodoro techniek gewerkt, maar nu doe ik dat nooit meer. Simpelweg omdat ik de Pomodoro techniek echt nodig had om me beter te leren concentreren. Dat gaat nu prima zonder het gebruiken van deze techniek.

Maar mijn uren klokken met Toggl doe ik nog steeds.

Waarom ik het na 1,5 jaar nog steeds dag in, dag uit gebruik?

  • Het geeft me helder inzicht in hoe lang taken precies duren. Daardoor schat ik steeds beter in hoe lang iets duurt waardoor ik ook betere planningen kan maken. Inmiddels heb ik het aardig onder de knie, maar ik blijf nog steeds leren.
  • Ik kan aan het einde van de week of maand (of jaar!) zien hoeveel tijd ik besteed in/aan verschillende ‘onderdelen’ van mijn bedrijf. Besteed ik veel tijd aan sessies en cursussen of juist meer aan sales en marketing?
  • Ik kan acties ondernemen aan de hand van deze cijfers. Besteed ik bijvoorbeeld teveel tijd aan de ‘operaties’ in mijn bedrijf? Dan betekent dat dat ik meer moet gaan uitbesteden. Besteed ik teveel tijd aan dingen die onderaan de streep weinig opleveren? Tijd om dat anders te gaan doen.
    Zo wilde ik het afgelopen jaar meer tijd aan sales en marketing besteden en ik kon in Toggl zien dat me dat ook daadwerkelijk gelukt is.
  • Elke maand kijk ik naar alle taken die ik klok in Toggl en check ik: word ik hier echt blij van? Wat zijn energiezuigers? Vervolgens ga ik kijken of ik deze taken kan uitbesteden (of ermee kan stoppen). Zo ben ik het afgelopen jaar steeds me steeds minder bezig gaan houden met e-mail, maar ook met dingen waar ik niet zo goed in ben zoals video’s editen en alle techniek die komt kijken bij een online business. Als je elke minuut die je werkt klokt, zie je écht wat je doet.
  • Ik word er productiever van. Als ik op de ‘Play’ knop in Toggl klik, dan is dat voor mij echt hét startschot om gefocust aan die taak te gaan werken. Ik ga dan niet ondertussen nog even wat anders doen.
  • Ik vind het simpelweg leuk om te zien hoe ik mijn tijd besteed. Het inzicht, daar beleef ik plezier aan. Dus dat is voor mij ook een reden om het bij te houden.

Toggl tips

Wat het belangrijkste is: maak projecten aan! Bij ‘projects’ kan je dit doen.

Hieronder zie je welke projecten ik gebruik.

Rechts zie je de ‘klant’, ik heb er twee: Cynthia.nl en Structuurjunkie. Dat zijn natuurlijk niet echt klanten voor mij (het zijn mijn bedrijven), maar voor mij werkt dit heel handig zo.

Elke keer als ik een taak track in Toggl, dan selecteer ik het bijbehorende project.

Klaar voor wat overzichtjes?

Dit is een weekoverzicht in Toggl. Je ziet hoeveel uur ik per dag heb gewerkt en hoeveel uur ik totaal in de week heb gewerkt. Je ziet ook in welke categorieën ik het meeste tijd heb besteed, deze week was dat sales en marketing, maar liefst 18 uur en 19 minuten.

Dit is mijn overzicht van aflopen jaar (2020).  Ik kan ook zien dat ik 28% van mijn tijd heb besteed aan sales & marketing, en ook 28% aan sessie & cursussen. Dat is mooi, want ik wil graag dat daar het zwaartepunt van mijn activiteiten ligt. 150 uur aan administratie en planning vind ik wel wat aan de hoge kant, dus dat moet dit jaar omlaag.

Ik kan ook filteren op omschrijving. Hier typ ik nu ‘membership’ in bij de report van de laatste maand.

En dan zie ik precies hoeveel tijd ik de afgelopen maand aan het membership heb besteed.

En hier zie ik dan alle specifieke taken.

Dit geeft als ondernemer gewoon veel inzicht waar je actie op kan ondernemen, maar je kan het ook je teamleden laten gebruiken. Of als jij uurtje factuurtje voor klanten werkt, kan je ook op deze manier goed bijhouden wat je gedaan hebt en hoeveel tijd dat kostte. En die overzichten kan je dan – als je wilt – ook aan je klanten laten zien.

Simpel gezegd geeft Toggl mij focus, productiviteit en handige inzichten waar ik echt wat mee kan. En ’t is nog gratis ook.


Cynthia Schultz

Ik ben Cynthia Schultz en Cynthia.nl is mijn blog! Ik ben gek op eten, reizen, beauty, interieur, lezen, gadgets en daar blog ik over. Lees hier meer over mij.