10 Tips om realistisch te plannen

Met Structuurjunkie heb ik tienduizenden mensen geholpen naar een betere planning. Maar de vraag die ik nog het meeste krijg is: ‘hoe zorg ik dat ik een realistische planning maak waar ik me ook echt aan kan houden?’ Je kent het vast wel, dat je je planning uit enthousiasme zo volramt dat je op dinsdag al zó achterloopt dat je je planner weer in een hoek gooit. No more! Ik help je vandaag met mijn 10 tips om realistisch te plannen.

Leestijd

Foto’s door Ferdy Damman

Uiteraard gebruik ik zelf mijn eigen papieren Structuurjunkie Planner voor mijn weekplanningen. Maar deze tips kan je ook toepassen als je een andere planner gebruikt, of wanneer je digitaal plant. Het idee is hetzelfde!

1. Kijk realistisch naar reistijd en plan dit in

Dit wordt megapraktisch.

Laten we eens beginnen met het kijken naar reistijd. Nu in coronatijd heb je dat waarschijnlijk wat minder dan normaal, maar misschien heb je nog weleens afspraken buiten de deur.

Hier komt ‘ie:

Plan.
Je.
Reistijd.
In.

Want dit kost ook tijd! Het neemt tijd weg uit je dag en daar moet je qua taken en afspraken rekening mee houden. Blokkeer de tijd in je planner en houd rekening met files of andere vertraging.

Bonustip: geef wanneer je de afspraak maakt aan wanneer je weg moet. Zo voorkom je dat je afspraak waar je een uurtje voor had ingepland 2,5 uur duurt.

2. Kijk realistisch naar voorbereidingstijd en plan dit in

Vaak moet je een afspraak voorbereiden. Of het nu is dat je een agenda opstelt, dat je een presentatie voorbereid of simpelweg even wat informatie doorneemt: het zou een taak in je planner moeten zijn.

Plan het dus in enkele dagen voor je afspraak (afhankelijk van hoeveel werk het is), zodat je beslagen ten ijs komt en niet last minute bedenkt dat je nog iets had moeten voorbereiden.

3. Vergeet ook je 'verwerkingstijd' na een afspraak niet!

Dit is iets wat ik vroeger vaak vergat: de meeste afspraken vergen ook wat verwerkingstijd. Het kost gewoon even wat tijd om bijvoorbeeld een actielijstje te maken met dingen taken die uit de meeting komen, die je vervolgens in je planner moet zetten. Of misschien wil je even wat concrete punten uit het gesprek op de mail zetten naar je teamleden.

Wat het ook is, vaak wil je na een afspraak even wat werk verzetten om alles goed af te ronden – of juist om door te gaan met het project waar je samen mee bezig bent. Plan dit dus ook in, het liefst vlak na je afspraak, zodat alles nog lekker vers in je hoofd zit.

4. Schat in hoeveel tijd taken kosten

Als je één skill eigen wilt maken qua plannen, is het dit:

Leren hoeveel tijd bepaalde taken je kosten.

Het helpt je enorm als je weet hoe lang je taken duren. Op die manier kan je alles namelijk goed inplannen en weet je vooraf hoeveel tijd iets kost.

Een goede manier om dit te leren is door je tijd bij te gaan houden, bijvoorbeeld met een urenregistratiesysteem als Toggl (gratis). Zo leer je steeds beter inschatten hoe lang iets duurt.

En natuurlijk duurt iets soms langer dan je dacht, dat heb ik ook weleens, daarvoor kan je kijken bij tip 6 en 7.

5. En als je niet weet hoe lang iets duurt, schat het in en doe het keer 2

Soms weet je gewoon écht niet hoe lang iets duurt. Bijvoorbeeld omdat je het nog nooit eerder hebt gedaan of omdat je afhankelijk bent van iets of iemand anders.

De truc:

Maak een schatting en doe dit keer twee. Zo weet je wel bijna zeker dat je er genoeg tijd voor inplant.

6. Marges, marges, marges

Mijn gouden truc in mijn planning: ik bouw overal marges in. Overal. In mijn reistijd, in mijn afspraken, in mijn taken. Denk ik dat een taak 20 minuten duurt? Ik plan 30 minuten. Denk ik dat ik een uur in de auto zit? Ik plan anderhalf uur in. Weet ik echt zeker dat iets een uurtje kost? Oké, toch 20 minuutjes marge houden.

Waarom?

Omdat ik een hekel heb aan haasten en omdat ik het niet zo fijn vind als mijn planning in de knel komt. Zo bouw ik mijn dag niet snel te vol waardoor ik altijd een gevoel van rust en ruimte ervaar.

7. Houd elke dag 1 - 2 uur vrij voor uitloop en onverwachte zaken

Deze tip is in het verlengde van de marges-tip. Als je net als ik genoeg marge houd bij ALLES, zal je dus elke dag zo’n 1 tot 2 uur vrij hebben voor uitloop en onverwachte zaken. En dat is gewoon heel relaxed werken.

Bij mij vult die tijd zich meestal wel. Elke dag is er iets onverwachts wat ik niet had ingepland, wat ik wel graag wil of gewoon moet doen. Soms duurt iets gewoon wat langer dan ik vooraf had gedacht. En regelmatig bedenk ik nog even iets wat ik óók graag wil doen.

En soms, een keer in de week of zo, vult de tijd zich niet. Ben ik lekker vlot bezig, loopt niks uit en komt er niks onverwachts tussendoor.

Dan ben ik gewoon lekker op tijd klaar. Of ik werk alvast vooruit met wat taken van de dag of week erna.

8. Plan ook je pauzes in, anders kom je in de knoop

Plan ook je pauzes in, want die kosten ook tijd. Pauze nemen is net zo belangrijk als je belangrijkste prioriteit van de dag. Door een paar keer per dag even afstand te nemen van je werk, laad je je batterij weer op en word je productiever, creatiever en gewoon een stukje blijer.

Plan die pauzes in, want:

  • anders neem je geen pauze
  • pauzes kosten ook tijd
  • anders kom je in de knel met je tijd

NEEM DIE TIJD VOOR JEZELF.
Essentieel in je werkdag.

9. Maak een 'zou leuk zijn als het lukt' lijstje

Als jij je planning snel te vol plempt waardoor je een gejaagd gevoel krijgt, wil je de tips hiervoor en hierna opvolgen.

Wat je wél kan doen is een ‘zou leuk zijn als het lukt’ lijstje. Een lijstje met taken waarvan het, ja, leuk zou zijn als ze lukken. Maar die geen prio zijn in je week. En waarvan het geen probleem is als ze doorschuiven, maar wat je wel een lekkere boost krijgt als je ze toch afmaakt.

De truc is om deze lijst niet als een echt officiële takenlijst te zien. Er zit geen druk achter.

10. Heb je prioriteiten helder (en plan ze aan het begin van de dag)

Het werkt goed om te weten wat je prioriteiten van de week en dag zijn.
Het liefst start je je dag met deze prioriteiten. Zo heb je ze lekker afgehandeld aan het einde van de ochtend en dat geeft een topgevoel – het voorkomt ook dat je ze gaat uitstellen. Lekker DERKen (Doe Eerst Rot Klus).

Wat ook een voordeel hiervan is:

alles wat geen prioriteit is, kan in theorie opschuiven. Stél je komt wel een keer in de knel en je krijgt niet alles af (wat helemaal niet erg is), dan kan je met alles wat geen prioriteit is schuiven. Als je helder hebt met welke taken dat kan, geeft dat rust.

Bonustip 11. Relax en wees blij met '80% gedaan'

Relax en wees blij als je 80% van je planning gehaald hebt.

Waarschijnlijk is dat meer dan voordat je bezig ging met weekplanningen maken.

De Structuurjunkie Planner

Wil jij ook met een fijne papieren planner aan de slag?

De Structuurjunkie Planner is inmiddels al meer dan 50.000 keer verkocht en heeft vele fans. Met de datumloze variant kan je starten wanneer je wilt.
Er is een A4 variant (waarin de zaterdag en zondag een volledige kolom zijn) en een kleinere variant. Je kan er al je taken en afspraken in kwijt en je hebt meteen weer een helder overzicht over je week.

Ik kan niet meer zonder 🙂

Je vindt ze hier! 

Structuurjunkie Plantraining

Ben jij klaar om nu echt megagoed te gaan plannen? In de online Structuurjunkie Plantraining (bijna 3000 deelnemers) leer ik je stap voor stap hoe je een steengoede, realistische planning maakt, waar je je ook echt aan gaat houden. Klik hier om mee te doen en gebruik de kortingscode THUISWERKEN voor €10 korting. De Structuurjunkie Planner ter waarde van €24,99 krijg je thuisgestuurd!


Cynthia Schultz

Ik ben Cynthia Schultz en Cynthia.nl is mijn blog! Ik ben gek op eten, reizen, beauty, interieur, lezen, gadgets en daar blog ik over. Lees hier meer over mij.