The E-mail game: op een leuke manier orde in je inbox

Is je inbox vol en chaotisch, dan voel jij je ook zo. En: je checkt de héle dag je mail zonder daadwerkelijk iets aan die inbox te doen. Het kost tijd, het is niet leuk, en je bent de hele dag afgeleid. De laatste paar weken gebruik ik iets waardoor mijn e-mail doen een stuk leuker en efficiënter is: The E-Mail Game.

Eerst wil ik wat andere dingen aanhalen die ik heb veranderd de laatste tijd. Mijn inbox was een regelrechte hel. En ik merkte dat het me onrustig maakte. En dus ben ik laatst eens goed bezig gegaan met die chaos. Alles opgeruimd, ingedeeld, weggegooid wat overbodig was. Wat voelt een opgeruimde, lege inbox fijn! Ik lees vaak ‘You Are Not Your Inbox,’ maar ik denk dat veel mensen zich wel zo voelen. Het klinkt stom, maar ik hoor er  veel mensen over. Chaotische, volle, drukke inbox? Grote kans dat je je ook zo voelt. Lege, opgeruimde inbox? Wauw. Rust!

Daarna is het de truc om je e-mail goed bij te houden. Ik heb er nu een nieuwe strategie voor. Ik check mijn mail één keer per dag (als ik druk ben één keer per twee dagen), en beantwoord dan de meeste dingen, of ik deel ze in in mapjes om later te verwerken. That’s it. Niet 100 keer per dag mijn inbox checken, en notificaties op mijn telefoon heb ik uit staan. Werkt veel effectiever, productiever, en ik wordt niet 3908428 keer per dag afgeleid. Want elke keer als je die ‘ping’ hoort, wil je wéten wat er in je inbox zit.

Dus:

  • Doe je mail op gezette tijden, bijvoorbeeld om 14.00u ’s middags.
  • Meld je af voor alle nieuwsbrieven, spam en andere services. Houd je inbox zo leeg mogelijk.
  • Zet alle notificaties uit. Dit leidt alleen maar af.
  • Bedenk je dat 99% van de mails die je krijgt niet dringend zijn. Twijfel je hierover? Dan kan je een autoreply instellen met uitleg dat je je mail maar een aantal keer per week checkt in verband met drukte, en dat naar je mobiele nummer gebeld kan worden bij dringende gevallen. Klaar!
  • Verwerk meteen alles. Onderneem actie bij elke mail die je leest.
  • Houd je inbox schoon, opgeruimd en leeg.

Goed, The E-Mail Game. De truc van je inbox opgeruimd houden is actie ondernemen. Lees de e-mail, onderneem actie. Archiveer, beantwoord, stuur door, verwijder, wat dan ook. Zorg dat je het meteen wegwerkt. Dat is geweldig om te doen met The E-Mail Game. Je kan inloggen met een Gmail account en vervolgens is het een spelletje. Je krijgt 3:00 minuten per e-mail, als je sneller bent krijg je (veel!) punten (en grappige plaatjes van diertjes en zo) en bij elke actie (archiveren, beantwoorden, doorsturen, labelen…) krijg je ook punten. Op die manier kan je je eigen records verbreken.


Bij dit plaatje begon ik nét. De smiley rechts bovenin is uitdrukkingsloos omdat ik nog niks gedaan heb. Links zie je de tijd die je hebt om de mail te lezen. Wanneer je op ‘beantwoord’ klikt, heb je ook weer een paar minuten voor het beantwoorden. Doe je het binnen de tijd, dan krijg je punten en is de smiley rechts heel blij.

Maar: onderneem je geen actie en skip je al je mail? Dan gaat de smiley rechts huilen.

Het klinkt kinderachtig maar het is heel leuk en je kan op deze manier heel snel, goed en effectief je mail beantwoorden. Ik vind het echt een aanrader voor iedereen die meerdere e-mails per dag ontvangt en daar wat moeite mee heeft. Ik kan niet meer zonder! Het kost me nu ook zoveel minder tijd! Mijn nieuwe e-mail strategie werkt supergoed en daar ben ik superblij mee. Effectiever werken is fijn en zorgt ervoor dat ik tijd heb voor dingen die er echt toe doen, zoals me focussen op MissLipgloss.nl 😉

Omdat het mij enorm geholpen heeft en omdat mijn ‘werkleven’ echt veranderd is doordat ik deze regels én The E-Mail Game gebruik, wilde ik dit heel graag delen. Ik hoop dat ik er mensen mee kan helpen! Het heeft mij in ieder geval énorm geholpen! E-mail is nu leuk!


Cynthia Schultz

Ik ben Cynthia Schultz en Cynthia.nl is mijn blog! Ik ben gek op eten, reizen, beauty, interieur, lezen, gadgets en daar blog ik over. Lees hier meer over mij.

61 reacties
  1. Julie

    Ik heb ook al vaak gedacht “Ik zet m’n emailnotificaties op m’n telefoon uit” maar als puntje bij paaltje komt, kan ik het niet 😡 Ik wil altijd meteen weten wat mensen naar me mailen, wie m’n nieuwe volgers op twitter zijn en wat er gaande is :9
    Ik blijf dus nog steeds met een volle mailbox zitten maar ik ruim wel eens per week op, dat is ook flink, toch? 😉

  2. Kim

    idd weer super jammer dat het niet met hotmail kan, iemand tips? Mijn inbox is een ramp!

  3. Brechtje

    Goede tip dat programma! Het klinkt grappig. 🙂

  4. saskiaaa

    Ik denk dat ik dit ook maar eens ga proberen:P Wie weet..
    Ik was al lang blij dat ik iets gevonden had op g-mail waardoor alle ongelezen e-mails apart weergegeven worden want ik had zoveel ongelezen emails..echt niet normaal xD
    maar het wordt tijd dat belangrijke emails goed gefilterd worden.. maar ik weet niet zo goed hoe ik dat moet doen bij gmail..want heb dit wel al vaker geprobeerd maar krijg ze dus niet in mappen… 🙁

  5. Karin

    Ik heb hotmail maar ik kijk elke dag twee keer m’n mail na en gooi dan gelijk weg wat niet nodig is, zo blijft hij ook goed opgeruimd, wat inderdaad heel fijn is.

  6. Maartje

    Mijn papa geeft van die workshops om beter en minder te emailen in bedrijven. Ook in Nederland (ik woon in Belgie). Haha, toevallig dacht ik 🙂

  7. Lizzy

    Jammer dat ik dan weer hotmail heb, haha!

    • Melissa

      Precies! Het lijkt jij superleuk en handig (mijn mailbox is een ramp, vooral die van mijn site) maar ik heb dus hotmail. :’)

  8. Liv

    dankjewel voor deze tipp! Ga binnenkort een nieuwe baan beginnen en wil dan natuurlijk meteen goed beginnen met een schone inbox (en deze ook schoon houden). Ben benieuwd of het lukt 🙂 Groetjes, Liv

  9. Anne

    Leuk en handig stukje.
    En ik kwam net via beautyscene op je webshop, het ziet er echt super mooi en verzorgd uit. Het duurde eventjes, maar het is zeker wat geworden! Mijn complimenten.
    XXxxx

  10. Panajotta

    Super leuke game,
    alleen heb ik helaas geen g-mail, maar anders had ik het meteen gedaan :)! :inlove:

  11. Elise

    “Sorry! We only support gmail accounts at this time.” 🙁

  12. Myrthe

    Haha grappig, heb geen gmail maar ga het maar eens aan een vriendin vertellen 😛

  13. Lenneke

    Ik ga dit weekend maar eens proberen! Probeerde voorheen alleen de backspace te gebruiken, maar merkte dat dat toch niet heel handig is… Haha. Nadeel is ook wel dat ik mijn mail op mijn MacBook én iMac heb en ze dus twee keer moet verwijderen.

  14. Suzanne

    Ik heb geen Gmail, haha

  15. Fleur

    Notificatie heb ik uitstaan. In het begin werd ik daar namelijk al snel gek van. Ik heb een apart mailadres voor nieuwsbrieven ed. Op mijn Iphone check ik alleen meerdere keren mijn mail van mijn werk/privé mail. En ik zie meteen wanneer ik de box open op welk mailadres er mail is binnen gekomen. Dan kan ik zien of het belangrijk is. De andere mailboxen kijk ik op een rustig pauze moment even door om te checken of er leuke mailtjes zijn. Leuke nieuwsbrieven vind ik heerlijk ter inspiratie, shopideeën en dergelijke. Op mijn werk staat mijn phone altijd op stil (met trilfunctie). Die check ik alleen in de pauze en na schooltijd (ben juf) wanneer ik tijd heb. En dan reageer ik alleen op smsjes en mailtjes die ik op dat moment belangrijk vind (vriendinnen of familie bv).

  16. Cynthiiaa

    Ha, geweldig dat hij gaat huilen. :’) Ik ontving sowieso altijd al veel e-mails, gewoon een gewoonte geworden, verwijder nu ok veel trash en in de nacht is alles verwerkt! ;D

  17. Ariane

    Wat handig! Ik ga er ook een keer naar kijken!

  18. ValleyDollEva

    Klinkt wel als een leuke manier om email te behandelen, ik krijg gelukkig niet zoveel mails per dag dus ik heb het wel onder controle.

  19. Marjolein

    zo ga ik geheid dingen afraffelen

  20. Kim

    Dat vind ik nou echt een leuk idee!

  21. Karoline

    wat mij opviel is dat mensen verwachten dat je binnen 1dag je mail beantwoord, vroeger was ik niet zo’n mail check freak, maar door dit kijk ik nu 4xper dag mijn mail. gek word ik ervan.

  22. Dafne

    Leuk idee!! Zelf krijg ik niet zo veel e-mail, maar misschien is het wel iets voor mijn moeder! 🙂

  23. LottedeJ

    Grappig, zo’n spelletje! Voor mij is het niet nodig, ik heb nog prima overzicht op m’n emails. Maar ik kan begrijpen dat ’t voor iemand als jij, met eigen bedrijven, wel heel fijn is om op deze manier je mail te overzien!

  24. Esmay

    Ik krijg niet zoveel mail, dus niet zo boeiend voor mij,
    maar toch handig dat het voor jou werkt om het wat rustiger te houde in je mailbox!

  25. Lydia

    Oef, 82 conversations remaining. Geen wonder dat je dan zulke strakke tijdslimieten moet stellen!

    Ik ben zelf erg slecht in het beantwoorden van e-mail. Ik ben te lang bezig met bedenken wat ik wil zeggen, en hoe ik het moet verwoorden zodat ik duidelijk en vriendelijk over kom. (En ik heb geen Gmail.) Thank goodness krijg ik niet tachtig e-mails per dag. 😛

  26. Melissa

    Lijkt mij heel handig, aangezien ik bijna alle mails bijhoud in mijn inbox waardoor deze overvol geraakt. Jammer dat het alleen voor gmail is, ik heb hotmail. Ofja, ik heb wel een gmail adres, maar gebruik het niet omdat ik hotmail veel handiger vind. Waarom kan dit niet voor gmail en hotmail zijn?

  27. Kelly

    Klinkt superleuk en handig! Maar niet voor mij, zoveel mails krijg ik nou ook weer niet! Maar wat ik me dan afvraag; ga je dan niet mailtjes afraffelen en té snel lezen waardoor je sommige informatie mist? Of valt dat wel mee?

  28. Amanda

    Het ziet er grappig uit, maar is niets voor mij;)

  29. Carla

    Hm, helaas heb ik hotmail. Had het anders graag even uitgeprobeerd. Daarnaast heb ik die regel al voor mezelf. Ik kan er echt niet tegen als mn inbox volzit. Soms laat ik het nog wel eens overstromen omdat ik het niet naar het juiste mapje plaats, maar het overzicht is er vaak goed te vinden! 🙂

  30. Coco

    Haha hier had ik echt nog nooit van gehoord maar het zou wel heel handig voor me zijn!

  31. Dees

    ziet er grappig uit! Zelf heb ik het niet nodig, ik krijg niet veel mail, en de mails die ik krijg zijn bijna allemaal belangrijk.

  32. Evelien

    (pssssjjjt, het is ‘efficient’ werken, effectief betekent daadwerkelijk, hier maken veel mensen fouten) Bij mij is het vooral het probleem dat ik heel veel ‘nutteloze’ mailtjes heb staan, die ik eens zou moeten verwijderen maar ik weet niet hoe ik dit het beste aanpak. Ik krijg dagelijks wel mailtjes, maar daar zit er maar weinig eentje tussen dat niet over een krant of een site gaat. Deze verwijder ik wel meteen. Mijn manier om mijn gelezen email op orde te brengen is momenteel zoeken naar mailtjes waarin bijvoorbeeld ‘facebook’ voorkomt, deze gaan vaak over tags en verwijder ik dan… Het lijkt me wel super leuk om ‘the game’ te spelen, helaas heb ik hotmail.

    • Arnie Parnie

      Nog een typo. ‘Ik word’ is zonder ‘t’.
      Leuk artikel, ik hou ook van een opgeruimde inbox 🙂

  33. Chantal

    Ik heb dat niet nodig, krijg niet zoveel e-mails. Maar het ziet er wel grappig uit!

  34. Fayzz

    Gmail had al zo veel voordelen tov Hotmail, nu ook nog dit erbij :(. Ik wil niet overstappen, maar dit lijkt me wel erg leuk!! Hmm what to do..

  35. Marii

    super leuk die game!

    gelukkig sins mijn oude mail gehackt is, krijg ik per dag niet veel mails meer binnen 😀

  36. Miranda

    Ik vind het juist wel een hele handige tip, ik kan me voorstellen dat je er echt wat aan hebt 🙂

  37. Ella

    Grappig en handig, maar tegelijk ben ik bang dat ik me dan opgejaagd zou voelen en dus sneller dingen zou versturen zonder er goed over nagedacht te hebben of het goed nagelezen te hebben, al doe ik dat nu net wat teveel (honderd keer nalezen voor ik eindelijk op verzenden klik..)

  38. Tedje

    Echt super grappig! Mijn inbox is gelukkig niet zo vol, dus dit spelletje kan nog niet bij mij 🙂

  39. Sanne

    Wat een goede tip, ik ben ook niet zo goed in mailtjes doen. Vaak stel ik het uit maar dan voel ik me wel onrustig van binnen. Wanneer ik dan mijn email heb gedaan voel ik echt een soort van rust, zo fijn! De email game is dan denk ik echt wat voor mij!

  40. Maaike

    Helaas heeft mijn werk een outlook programma, dus no can do. Verder ben ik gelukkig van mezelf al vrij goed met e-mail in orde houden. Het eerste jaar dat ik er werkte deed ik niks met ordenen. Ik heb toen aan het eind van het jaar mijn inbox geleegd en met mezelf afgesproken dat het zo niet meer zou gaan, en dus houd ik nu vanalles apart in mapjes en handel ik mail zo snel mogelijk af. Daarom laat ik juist WEL mijn email op mijn telefoon binnenkomen zodat ik makkelijk en snel vanuit de trein kan werken, of vanuit mijn leslokaal waar geen computer is. In de vakantie (zoals nu) zet ik het wel uit en informeer ik mijn studenten ook dat ze voorlopig geen mail hoeven te verwachten.

  41. Desirée

    Ik hou mijn mailbox altijd netjes bij, werkt zoveel prettiger 🙂

  42. Velaija

    Als je echt veel mail krijgt lijkt het inderdaad heel handig! Gelukkig krijg ik niet zo heel veel mail, en ben ik zo klaar 🙂

  43. Milou

    Ha! Dit is echt geniaal! Ik heb gelukkig niet zo heel veel mails per dag maar vergeet regelmatig te kijken, handige tips!

  44. Chantal

    Hmm, misschien is dit voor mij ook wel handig…

  45. mieke

    Vroeger kreeg ik op mijn werk ook altijd metéén een notificatie als ik een mail kreeg. Heb ik afgezet. Kreeg mn ander werk écht niet gedaan op een serieuze tijd. Nu lees ik mijn mails nog altijd verschillende keren per dag, maar is ook nodig voor wat ik doe.
    Wél verwijder ik meteen iets als ik het gedaan heb, of sleep ik het naar het juiste mapje. Unread mails zijn dingen die ik nog moet doen. Read mails: Done & Done! En zou hou ik het overzicht. 😉

  46. Paola

    Ziet er grappig uit! Ik kan zelf nog wel overzich houden, maar snap dat dat voor jou lastiger is!

  47. Yara

    Wat een leuke manier zeg! Misschien dat ik dat ook maar ga downloaden, ik krijg 100 mailtjes per dag!

  48. kimberly

    Wat een onwijs handig tips! Mijn inbox is ook altijd een mega zooitje en zo nu en dan ben ik helemaal het overzicht kwijt!

  49. Amber

    Grappig, ik zal dit eens aan mijn vriend laten zien. Zelf krijg ik niet belachelijk veel mail dat ik het overzicht kwijt ben.

  50. rachel

    oh dat zal wel wat voor mij zijn hhahh alleen bij ons bedrijf gaat alles per mail, maar dan nog zou ik wel een tijd in kunnen stellen en dan zou ik minder vierkante ogen hebben van het lezen van mails en het nakijken van tekeningen van ons bedrijf, ik gaat het in het nieuwe jaar proberen cynt 😀 kijken of deze chaoot dan wat meer rust krijgt haha

  51. conny

    dat ziet er grappig uit.
    ik ga er over na denken