Klik hier voor 30 dagen toegang tot de beste structuur- en focusworkshops voor €10
28 december 2011 door Cynthia Schultz Nog geen reacties
  • e-mail
  • efficient
  • lifehacking
  • management
Een MissLipgloss artikel

The E-mail game: op een leuke manier orde in je inbox

Is je inbox vol en chaotisch, dan voel jij je ook zo. En: je checkt de héle dag je mail zonder daadwerkelijk iets aan die inbox te doen. Het kost tijd, het is niet leuk, en je bent de hele dag afgeleid. De laatste paar weken gebruik ik iets waardoor mijn e-mail doen een stuk leuker en efficiënter is: The E-Mail Game.

Eerst wil ik wat andere dingen aanhalen die ik heb veranderd de laatste tijd. Mijn inbox was een regelrechte hel. En ik merkte dat het me onrustig maakte. En dus ben ik laatst eens goed bezig gegaan met die chaos. Alles opgeruimd, ingedeeld, weggegooid wat overbodig was. Wat voelt een opgeruimde, lege inbox fijn! Ik lees vaak ‘You Are Not Your Inbox,’ maar ik denk dat veel mensen zich wel zo voelen. Het klinkt stom, maar ik hoor er  veel mensen over. Chaotische, volle, drukke inbox? Grote kans dat je je ook zo voelt. Lege, opgeruimde inbox? Wauw. Rust!

Daarna is het de truc om je e-mail goed bij te houden. Ik heb er nu een nieuwe strategie voor. Ik check mijn mail één keer per dag (als ik druk ben één keer per twee dagen), en beantwoord dan de meeste dingen, of ik deel ze in in mapjes om later te verwerken. That’s it. Niet 100 keer per dag mijn inbox checken, en notificaties op mijn telefoon heb ik uit staan. Werkt veel effectiever, productiever, en ik wordt niet 3908428 keer per dag afgeleid. Want elke keer als je die ‘ping’ hoort, wil je wéten wat er in je inbox zit.

Dus:

  • Doe je mail op gezette tijden, bijvoorbeeld om 14.00u ’s middags.
  • Meld je af voor alle nieuwsbrieven, spam en andere services. Houd je inbox zo leeg mogelijk.
  • Zet alle notificaties uit. Dit leidt alleen maar af.
  • Bedenk je dat 99% van de mails die je krijgt niet dringend zijn. Twijfel je hierover? Dan kan je een autoreply instellen met uitleg dat je je mail maar een aantal keer per week checkt in verband met drukte, en dat naar je mobiele nummer gebeld kan worden bij dringende gevallen. Klaar!
  • Verwerk meteen alles. Onderneem actie bij elke mail die je leest.
  • Houd je inbox schoon, opgeruimd en leeg.

Goed, The E-Mail Game. De truc van je inbox opgeruimd houden is actie ondernemen. Lees de e-mail, onderneem actie. Archiveer, beantwoord, stuur door, verwijder, wat dan ook. Zorg dat je het meteen wegwerkt. Dat is geweldig om te doen met The E-Mail Game. Je kan inloggen met een Gmail account en vervolgens is het een spelletje. Je krijgt 3:00 minuten per e-mail, als je sneller bent krijg je (veel!) punten (en grappige plaatjes van diertjes en zo) en bij elke actie (archiveren, beantwoorden, doorsturen, labelen…) krijg je ook punten. Op die manier kan je je eigen records verbreken.


Bij dit plaatje begon ik nét. De smiley rechts bovenin is uitdrukkingsloos omdat ik nog niks gedaan heb. Links zie je de tijd die je hebt om de mail te lezen. Wanneer je op ‘beantwoord’ klikt, heb je ook weer een paar minuten voor het beantwoorden. Doe je het binnen de tijd, dan krijg je punten en is de smiley rechts heel blij.

Maar: onderneem je geen actie en skip je al je mail? Dan gaat de smiley rechts huilen.

Het klinkt kinderachtig maar het is heel leuk en je kan op deze manier heel snel, goed en effectief je mail beantwoorden. Ik vind het echt een aanrader voor iedereen die meerdere e-mails per dag ontvangt en daar wat moeite mee heeft. Ik kan niet meer zonder! Het kost me nu ook zoveel minder tijd! Mijn nieuwe e-mail strategie werkt supergoed en daar ben ik superblij mee. Effectiever werken is fijn en zorgt ervoor dat ik tijd heb voor dingen die er echt toe doen, zoals me focussen op MissLipgloss.nl 😉

Omdat het mij enorm geholpen heeft en omdat mijn ‘werkleven’ echt veranderd is doordat ik deze regels én The E-Mail Game gebruik, wilde ik dit heel graag delen. Ik hoop dat ik er mensen mee kan helpen! Het heeft mij in ieder geval énorm geholpen! E-mail is nu leuk!


Cynthia Schultz

Ik ben Cynthia Schultz en Cynthia.nl is mijn blog! Ik ben gek op eten, reizen, beauty, interieur, lezen, gadgets en daar blog ik over. Lees hier meer over mij.