Ik klok elke minuut die ik werk met Toggl en dit levert het me op

Toggl is een tijdregistratie-app. Heel simpel: je kan erin bijhouden hoeveel uur je aan specifieke taken/projecten/klanten werkt. Ik krijg niet betaald om hierover te schrijven.

En waarom zou je dat gebruiken?

Ten eerste is het heel handig als je voor klanten werkt waarvoor je een urenregistratie moet bijhouden, maar ook als je bijvoorbeeld voor je baas wilt bijhouden hoeveel uur je aan specifieke taken werkt. Ook handig als jíj juist de baas bent en als je wilt zien waar alle uren precies heengaan.

Ten tweede, en zo gebruik ik het, is het heel handig om je uren eens echt bij te gaan houden. In Toggl kan je allerlei projecten aanmaken en daarin je tijd klokken. Met één druk op de knop begin je met timen en vervolgens stopt hij ook weer met één druk op de knop. In mijn planner hield ik ook altijd al wel een grove tijdsinschatting bij van alles wat ik deed, maar nooit echt precies. Ik wilde dat al een tijdje gaan doen en toen mijn assistent Brenda Toggl aanraadde, besloot ik het eens te proberen. Ik wilde wel eens zien waar mijn tijd nu écht precies heenging, en ook waar ik in de week en in de maand nu precies het meeste tijd aan kwijt ben.

Als je je gratis registreert voor Toggl, kan je bij Manage -> Projects projecten aanmaken. Dat is handig om voor jezelf het overzicht te behouden, of om juist aan te geven voor welke klant je aan wat werkt. Ik heb vier ‘klanten’ aangemaakt: Cynthia.nl, Cynthiaenwijn, Structuurjunkie en Boek. Dat zijn mijn vier grote dingen waar ik nu aan werk. Binnen die ‘klanten’ heb ik projecten aangemaakt zodat ik elke keer makkelijk mijn taak kan indelen binnen een specifiek ‘project’. Je ziet die projecten hierboven met het gekleurde bolletje erachter. Bijvoorbeeld ‘sales & marketing’ is een project, of ‘sessies & cursussen’.

Dit kan jij ook doen voor jouw werk. Vooraf moet je even goed nadenken waar je zoal je tijd over verdeeld. Je kan dit altijd nog aanpassen, dus je kan ook gewoon aan het werk gaan en dan ontdekken welke projecten of ‘klanten’ er nog bij moeten.

De laatste paar weken, sinds ik begonnen ben met Toggl, gebruik ik het tijdens mijn werkdag. Bij alles wat ik doe zet ik Toggl aan. Zo zie ik aan het einde van de dag/week/maand heel helder hoeveel uren ik heb gewerkt en waar ik mijn tijd aan heb besteed.

Heel veel verschillende dingen.

Ten eerste merk ik dat ik gefocuster werk. Voor mij werkt het klokken een beetje zoals de Pomodoro techniek, als ik de timer aanzet, dan ga ik ook écht datgene doen wat ik heb ingevuld. Dan laat ik me niet afleiden, dan ga ik niet wat anders doen. Nu schrijf ik deze blog, dus nu schrijf ik deze blog en zit ik niet op Instagram. Het werkt dus mentaal goed voor mijn focus en daardoor mijn productiviteit. Hierdoor hoef ik ook minder uren te werken omdat ik meer gedaan krijg in dezelfde tijd.

Ook mooi: ik kan precies zien of ik me aan mijn planning van de dag heb gehouden. Nu kan ik dat ook al zien doordat ik taken afvink in mijn planner, maar het gebeurt ook weleens dat ik daaromheen nog andere dingen doe. In Toggl heb ik dat nu precies op een rijtje. Zo kan ik zien of ik een dag veel ad hoc heb gewerkt (gebeurt niet vaak) of als ik veel extra dingen heb gedaan die niet op mijn lijstje stonden. Zo kan ik mezelf dus een schouderklop geven, of juist denken: dit moet ik morgen anders doen.

Persoonlijk was ik al vrij goed in het inschatten van de tijdsduur van de taken die ik heb, maar het klokken geeft nog meer inzicht in hoe lang een taak daadwerkelijk duurt. Als je hier moeite mee hebt, kan ik je dit echt van harte aanraden. Je ziet gewoon precies hoe lang je ergens mee bezig bent. En dat kan confronterend of juist heel bemoedigend zijn. Het voorkomt ook dat je als je in een flow zit totaal de tijd kwijtraakt. Dat ken je vast wel, dat er uren voorbij zijn gevlogen, maar dat dat helemaal niet zo voelt. Met Toggl zie je dan dat je heus al twee uur met die taak bezig bent geweest.

Ik wist nooit precies hoeveel uren ik nou per week werkte. Zo rond de veertig, wist ik wel, maar hoeveel het er nu écht zijn? Dat weet ik nu dus wel. En dan ook echt nauwkeurig. Niet dat dat belangrijk is voor een baas of werkgever in mijn geval, maar wel belangrijk voor mezelf. Want ik weet ook hoe makkelijk het is om soms werkdagen van twaalf uur te maken en dat wil ik gewoon niet meer. Tenminste, niet structureel. Tegenwoordig werk ik liever minder dan meer. Dat klinkt logisch, maar vroeger kickte ik echt op veel uren maken, op ‘hard werken’, op ‘druk zijn’ en dan was ik trots als ik twaalf uur achter mijn computer heb gezeten. Nu ben ik trots als ik in zes uur alles af heb gemaakt wat ik op mijn lijst had staan en als ik vervolgens vrij ben. En nu weet ik ook: toen werkte ik wel twaalf uur, maar niet gefocust, niet productief. Nu krijg ik in zes uur gedaan waar ik vroeger misschien wel twaalf uur over deed. Deels door mijn tijd zo nauw in de gaten te houden. Soms word ik nu nog verrast dat ik een werkdag van tien of twaalf uur had, maar dan komt dat doordat ik bijvoorbeeld zeven uur ‘gewoon’ heb gewerkt en daarnaast nog twee afspraken had. Dat is ook goed om helder te hebben.

Als laatste geeft het dus superveel overzicht en inzicht in mijn werkweek. In waar mijn tijd heengaat. Waar ik de meeste tijd aan besteed. Dat varieert natuurlijk wel per week, maar zeker bij een maandoverzicht krijg ik een heel mooi beeld. Dat vind ik nuttig. Ik heb het laatste jaar veel veranderd in hoe ik werk door andere dingen te gaan doen (meer focus op Structuurjunkie) en door dingen uit te besteden, dus mijn overzichten zijn al veel meer zoals ik ze hebben wil. Maar stel dat jij nu nog veel werk doet dat je niet (meer) wilt doen, dan kan je dat ook mooi zien in zo’n Toggl overzicht. Stel, ik zou vijf uur per week kwijt zijn aan mail, dan zou ik daar iets aan willen doen (minder tijd aan besteden). Of als er maar een uur in sales & marketing zou gaan, zou ik daar ook wat aan willen doen (meer tijd aan besteden).

Ik weet niet of ik Toggl voor altijd blijf gebruiken, maar nu geeft het mij veel inzicht en zorgt het er ook voor dat ik daadwerkelijk gefocuster en productiever werk. Maar ik merk altijd wel dat er bij mij met dit soort tools een komen en gaan is. Het kan maar zo dat het me over een paar weken niks nieuws meer oplevert, maar voor nu ben ik heel blij met wat Toggl me in deze weken al heeft opgeleverd.

Ik zal je wat screenshots laten zien van hoe Toggle werkt en hoe ik het gebruik.

Ik word dus helemaal blij van zulke overzichten. Want: kennis is macht. Dat klinkt heel ‘evil’, haha, maar ik bedoel ermee te zeggen dat je door deze kennis je (manier van) werk(en) kan aanpassen. Ik zie nu bijvoorbeeld zo’n maandoverzicht en wat mij opvalt:

• dat ik meer tijd kwijt ben aan sponsored content dan ik dacht (3,5u). Op zich is dat niet iets ergs, ik hoef niks aan te passen, maar het is wel meer dan ik dacht.
• dat ik wel wat meer tijd aan de Instagram van Cynthiapuntnl kan besteden.
  Nu is dat deze maand sowieso wat minder omdat ik dus zo aan het focussen ben deze zomermaanden op Structuurjunkie en mijn online programma. In ‘normale’ maanden ben ik meer tijd bezig aan mijn Cynthia.nl en alles eromheen.
• dat ik heb gedaan wat ik wilde: focus op het onlineprogramma, daar heb ik in totaal 73 uur aan besteed (want daaronder valt ‘online programma content’, ‘sessies & cursussen’ en ‘sales & marketing’).
• het verbaast me dat er nog 10,5 uur per maand gaat zitten in administratie & planning. Veel besteed ik uit, maar er gaat dus nog steeds meer dan een hele werkdag in zitten…

Als ik kritisch naar deze taken kijk, wil ik een groot deel hiervan ook daadwerkelijk zelf doen. Ik vind het ook niet vervelend om te doen, veel vind ik leuk én nuttig. Wat ik niet leuk en/of niet nuttig vind, doe ik niet of laat ik door mijn assistent Brenda doen. Vanaf de tweede ronde van het onlineprogramma gaan meer dingen automatisch (zoals welkomstmails en facturen, dat doe ik nu met de hand), dus dat gaat tijd schelen. En ik nam deze maand Brenda aan waarvoor we wat meer contact en gesprekken hadden.

Genoeg inzichten weer dus, en het is supergoed om dit soort dingen helder te hebben zodat je niet ‘zomaar wat doet’.

Daarbij wil ik wel zeggen: dit is niet voor iedereen. Ik kan me voorstellen dat je het hier Spaans benauwd van krijgt. Dat je dit totaal niet allemaal bij wilt houden en veel liever wat meer met de dag leeft. Prima! You do you. Doe waar jij je goed bij voelt en waar jij blij van wordt. Ik word hier blij van!

‘Dus je plant je week in je planner, en dan moet je ook nog Toggl bijhouden. Dat kost allemaal zoveel tijd, is dat niet zonde?

Dat kost inderdaad tijd. Plannen kost me ongeveer 30 – 45 minuten per week, maar daarvan wist ik al heel snel dat het me veel opleverde. Het zorgt voor veel tijdswinst, die drie kwartier ‘haal ik er makkelijk uit’. Met klokken wist ik dat vooraf niet, maar ik weet nu ook dat mijn tijd klokken me tijdswinst opleverde.
Het kostte een kwartiertje om alles in te stellen en het enige wat ik dagelijks moet doen is even op de ‘play’ knop klikken in Toggl. Dit doe ik in de browserversie van het programma en het kost me tien seconden of zo. Naam intikken van wat ik ga doen, even het juiste project erbij klikken, that’s it. Dus al met al kost het klokken me misschien vijf minuten per dag, en dat is echt aan de bovenrand.

Als je zelf ook je tijd klokt en je gebruikt een inefficiënt systeem (excel, of op papier), dan is het wel een idee om eens te kijken naar een programma als Toggl.