Ik klok elke minuut die ik werk met Toggl en dit levert het me op

Heb jij weleens op de minuut bijgehouden waar jij je werktijd aan besteed? Weet jij wat je precíes doet in een dag? Dus precies, en niet globaal? Ik had het nog nooit gedaan, maar startte er 1 juli mee. Elke minuut die ik werkte hield ik bij wat ik deed. En dat leverde me veel inzichten op en ik ging er ook nog eens veel productiever door werken. Ik wil je laten zien hoe ik dit doe, welke tool ik gebruik, hoe ik die gebruik en wat dit me oplevert.

Leestijd

Wat is Toggl?

Toggl is een tijdregistratie-app. Heel simpel: je kan erin bijhouden hoeveel uur je aan specifieke taken/projecten/klanten werkt. Ik krijg niet betaald om hierover te schrijven.

En waarom zou je dat gebruiken?

Ten eerste is het heel handig als je voor klanten werkt waarvoor je een urenregistratie moet bijhouden, maar ook als je bijvoorbeeld voor je baas wilt bijhouden hoeveel uur je aan specifieke taken werkt. Ook handig als jíj juist de baas bent en als je wilt zien waar alle uren precies heengaan.

Ten tweede, en zo gebruik ik het, is het heel handig om je uren eens echt bij te gaan houden. In Toggl kan je allerlei projecten aanmaken en daarin je tijd klokken. Met één druk op de knop begin je met timen en vervolgens stopt hij ook weer met één druk op de knop. In mijn planner hield ik ook altijd al wel een grove tijdsinschatting bij van alles wat ik deed, maar nooit echt precies. Ik wilde dat al een tijdje gaan doen en toen mijn assistent Brenda Toggl aanraadde, besloot ik het eens te proberen. Ik wilde wel eens zien waar mijn tijd nu écht precies heenging, en ook waar ik in de week en in de maand nu precies het meeste tijd aan kwijt ben.

Hoe ik Toggl gebruik

Mijn ‘klanten’ en ‘projecten’, dit kan je aanpassen onder ‘Manage -> Projects’

Als je je gratis registreert voor Toggl, kan je bij Manage -> Projects projecten aanmaken. Dat is handig om voor jezelf het overzicht te behouden, of om juist aan te geven voor welke klant je aan wat werkt. Ik heb vier ‘klanten’ aangemaakt: Cynthia.nl, Cynthiaenwijn, Structuurjunkie en Boek. Dat zijn mijn vier grote dingen waar ik nu aan werk. Binnen die ‘klanten’ heb ik projecten aangemaakt zodat ik elke keer makkelijk mijn taak kan indelen binnen een specifiek ‘project’. Je ziet die projecten hierboven met het gekleurde bolletje erachter. Bijvoorbeeld ‘sales & marketing’ is een project, of ‘sessies & cursussen’.

Dit kan jij ook doen voor jouw werk. Vooraf moet je even goed nadenken waar je zoal je tijd over verdeeld. Je kan dit altijd nog aanpassen, dus je kan ook gewoon aan het werk gaan en dan ontdekken welke projecten of ‘klanten’ er nog bij moeten.

De laatste paar weken, sinds ik begonnen ben met Toggl, gebruik ik het tijdens mijn werkdag. Bij alles wat ik doe zet ik Toggl aan. Zo zie ik aan het einde van de dag/week/maand heel helder hoeveel uren ik heb gewerkt en waar ik mijn tijd aan heb besteed.

Wat levert het me op?

Heel veel verschillende dingen.

Ten eerste merk ik dat ik gefocuster werk. Voor mij werkt het klokken een beetje zoals de Pomodoro techniek, als ik de timer aanzet, dan ga ik ook écht datgene doen wat ik heb ingevuld. Dan laat ik me niet afleiden, dan ga ik niet wat anders doen. Nu schrijf ik deze blog, dus nu schrijf ik deze blog en zit ik niet op Instagram. Het werkt dus mentaal goed voor mijn focus en daardoor mijn productiviteit. Hierdoor hoef ik ook minder uren te werken omdat ik meer gedaan krijg in dezelfde tijd.

Ook mooi: ik kan precies zien of ik me aan mijn planning van de dag heb gehouden. Nu kan ik dat ook al zien doordat ik taken afvink in mijn planner, maar het gebeurt ook weleens dat ik daaromheen nog andere dingen doe. In Toggl heb ik dat nu precies op een rijtje. Zo kan ik zien of ik een dag veel ad hoc heb gewerkt (gebeurt niet vaak) of als ik veel extra dingen heb gedaan die niet op mijn lijstje stonden. Zo kan ik mezelf dus een schouderklop geven, of juist denken: dit moet ik morgen anders doen.

Persoonlijk was ik al vrij goed in het inschatten van de tijdsduur van de taken die ik heb, maar het klokken geeft nog meer inzicht in hoe lang een taak daadwerkelijk duurt. Als je hier moeite mee hebt, kan ik je dit echt van harte aanraden. Je ziet gewoon precies hoe lang je ergens mee bezig bent. En dat kan confronterend of juist heel bemoedigend zijn. Het voorkomt ook dat je als je in een flow zit totaal de tijd kwijtraakt. Dat ken je vast wel, dat er uren voorbij zijn gevlogen, maar dat dat helemaal niet zo voelt. Met Toggl zie je dan dat je heus al twee uur met die taak bezig bent geweest.

Ik wist nooit precies hoeveel uren ik nou per week werkte. Zo rond de veertig, wist ik wel, maar hoeveel het er nu écht zijn? Dat weet ik nu dus wel. En dan ook echt nauwkeurig. Niet dat dat belangrijk is voor een baas of werkgever in mijn geval, maar wel belangrijk voor mezelf. Want ik weet ook hoe makkelijk het is om soms werkdagen van twaalf uur te maken en dat wil ik gewoon niet meer. Tenminste, niet structureel. Tegenwoordig werk ik liever minder dan meer. Dat klinkt logisch, maar vroeger kickte ik echt op veel uren maken, op ‘hard werken’, op ‘druk zijn’ en dan was ik trots als ik twaalf uur achter mijn computer heb gezeten. Nu ben ik trots als ik in zes uur alles af heb gemaakt wat ik op mijn lijst had staan en als ik vervolgens vrij ben. En nu weet ik ook: toen werkte ik wel twaalf uur, maar niet gefocust, niet productief. Nu krijg ik in zes uur gedaan waar ik vroeger misschien wel twaalf uur over deed. Deels door mijn tijd zo nauw in de gaten te houden. Soms word ik nu nog verrast dat ik een werkdag van tien of twaalf uur had, maar dan komt dat doordat ik bijvoorbeeld zeven uur ‘gewoon’ heb gewerkt en daarnaast nog twee afspraken had. Dat is ook goed om helder te hebben.

Als laatste geeft het dus superveel overzicht en inzicht in mijn werkweek. In waar mijn tijd heengaat. Waar ik de meeste tijd aan besteed. Dat varieert natuurlijk wel per week, maar zeker bij een maandoverzicht krijg ik een heel mooi beeld. Dat vind ik nuttig. Ik heb het laatste jaar veel veranderd in hoe ik werk door andere dingen te gaan doen (meer focus op Structuurjunkie) en door dingen uit te besteden, dus mijn overzichten zijn al veel meer zoals ik ze hebben wil. Maar stel dat jij nu nog veel werk doet dat je niet (meer) wilt doen, dan kan je dat ook mooi zien in zo’n Toggl overzicht. Stel, ik zou vijf uur per week kwijt zijn aan mail, dan zou ik daar iets aan willen doen (minder tijd aan besteden). Of als er maar een uur in sales & marketing zou gaan, zou ik daar ook wat aan willen doen (meer tijd aan besteden).

Ik weet niet of ik Toggl voor altijd blijf gebruiken, maar nu geeft het mij veel inzicht en zorgt het er ook voor dat ik daadwerkelijk gefocuster en productiever werk. Maar ik merk altijd wel dat er bij mij met dit soort tools een komen en gaan is. Het kan maar zo dat het me over een paar weken niks nieuws meer oplevert, maar voor nu ben ik heel blij met wat Toggl me in deze weken al heeft opgeleverd.

Mijn Toggl overzichten

Ik zal je wat screenshots laten zien van hoe Toggle werkt en hoe ik het gebruik.

Dit is home. Je kan hier je tijd tracken door op de play knop te klikken. Je ziet ook een overzicht van je afgelopen dagen. Je kan ook handmatig een taak toevoegen als je vergeten bent te tracken.

Dit is ‘Dashboard’ en dan ‘this week’. Deze week is nog niet voorbij zoals je kan zien, maar ik heb al wel een overzicht van waar mijn tijd in is gaan zitten.

En dit is de week ervoor.

Maar je kan ook bijvoorbeeld één dag kiezen, dit is gisteren (op de dag van schrijven). Ik zit hier nog steeds in ‘Dashboard’.

Dit is een overzicht in Dashboard van deze maand. De maand is nog niet voorbij, en ik ben op 1 juli gestart met Toggl. Deze maand lag mijn focus op het ontwikkelen van mijn Structuurjunkie Programma en dat zie je ook terug aan mijn tijdsbesteding.

Als ik links in het menu ‘reports’ kies, zie ik gedetailleerder wat ik in een bepaalde periode gedaan heb. Dit is ook gisteren, en nu kan ik naar beneden scrollen…

En dan zie ik precies waar mijn tijd gisteren heen is gegaan.

Dit is deze maand in Reports. In Reports zie je dus specifieker wat ik geklokt heb. Ik kan op al die projecten klikken (er staat een cijfertje voor) en dan zie ik alle taken die ik geklokt heb voor dat project in de geselecteerde periode.

Dit zijn alle ‘projecten’ waar ik aan heb gewerkt.

En als ik op zo’n ‘project’ klik, klapt hij uit en zie ik dus alle taken die daaronder vallen die ik in de geselecteerde periode gedaan heb. Hier heb ik op ‘Online programma content’ geklikt.

Hier heb ik op ‘Blogposts’ geklikt.

Ik word dus helemaal blij van zulke overzichten. Want: kennis is macht. Dat klinkt heel ‘evil’, haha, maar ik bedoel ermee te zeggen dat je door deze kennis je (manier van) werk(en) kan aanpassen. Ik zie nu bijvoorbeeld zo’n maandoverzicht en wat mij opvalt:

  • dat ik meer tijd kwijt ben aan sponsored content dan ik dacht (3,5u). Op zich is dat niet iets ergs, ik hoef niks aan te passen, maar het is wel meer dan ik dacht.
  • dat ik wel wat meer tijd aan de Instagram van Cynthiapuntnl kan besteden.
    Nu is dat deze maand sowieso wat minder omdat ik dus zo aan het focussen ben deze zomermaanden op Structuurjunkie en mijn online programma. In ‘normale’ maanden ben ik meer tijd bezig aan mijn Cynthia.nl en alles eromheen.
  • dat ik heb gedaan wat ik wilde: focus op het onlineprogramma, daar heb ik in totaal 73 uur aan besteed (want daaronder valt ‘online programma content’, ‘sessies & cursussen’ en ‘sales & marketing’).
  • het verbaast me dat er nog 10,5 uur per maand gaat zitten in administratie & planning. Veel besteed ik uit, maar er gaat dus nog steeds meer dan een hele werkdag in zitten…

Dit deed ik (t/m 24 juli) deze maand aan administratie & planning

Als ik kritisch naar deze taken kijk, wil ik een groot deel hiervan ook daadwerkelijk zelf doen. Ik vind het ook niet vervelend om te doen, veel vind ik leuk én nuttig. Wat ik niet leuk en/of niet nuttig vind, doe ik niet of laat ik door mijn assistent Brenda doen. Vanaf de tweede ronde van het onlineprogramma gaan meer dingen automatisch (zoals welkomstmails en facturen, dat doe ik nu met de hand), dus dat gaat tijd schelen. En ik nam deze maand Brenda aan waarvoor we wat meer contact en gesprekken hadden.

Genoeg inzichten weer dus, en het is supergoed om dit soort dingen helder te hebben zodat je niet ‘zomaar wat doet’.

Daarbij wil ik wel zeggen: dit is niet voor iedereen. Ik kan me voorstellen dat je het hier Spaans benauwd van krijgt. Dat je dit totaal niet allemaal bij wilt houden en veel liever wat meer met de dag leeft. Prima! You do you. Doe waar jij je goed bij voelt en waar jij blij van wordt. Ik word hier blij van!

Dat kost toch allemaal heel veel tijd?

‘Dus je plant je week in je planner, en dan moet je ook nog Toggl bijhouden. Dat kost allemaal zoveel tijd, is dat niet zonde?

Dat kost inderdaad tijd. Plannen kost me ongeveer 30 – 45 minuten per week, maar daarvan wist ik al heel snel dat het me veel opleverde. Het zorgt voor veel tijdswinst, die drie kwartier ‘haal ik er makkelijk uit’. Met klokken wist ik dat vooraf niet, maar ik weet nu ook dat mijn tijd klokken me tijdswinst opleverde.
Het kostte een kwartiertje om alles in te stellen en het enige wat ik dagelijks moet doen is even op de ‘play’ knop klikken in Toggl. Dit doe ik in de browserversie van het programma en het kost me tien seconden of zo. Naam intikken van wat ik ga doen, even het juiste project erbij klikken, that’s it. Dus al met al kost het klokken me misschien vijf minuten per dag, en dat is echt aan de bovenrand.

Als je zelf ook je tijd klokt en je gebruikt een inefficiënt systeem (excel, of op papier), dan is het wel een idee om eens te kijken naar een programma als Toggl.

 

Laat het me weten als je nog vragen hebt! Ik beantwoord ze met plezier.


Cynthia Schultz

Ik ben Cynthia Schultz en Cynthia.nl is mijn blog! Ik ben gek op eten, reizen, beauty, interieur, lezen, gadgets en daar blog ik over. Lees hier meer over mij.

Gerelateerde artikelen

21 reacties
  1. Ier

    Is het een gratis programma of heb je alleen toegang tot een trial?

  2. vand8301

    CCleaner even inschakelen, dan is het probleem meteen opgelost!

  3. Chantal

    Niet gerelateerd aan dit artikel, maar als ik je website mobiel (iPhone, safari browser) bezoek is het laatste artikel op de voorpagina van 7 juli. Zonde want ik zie nu in de categorieën zelf wel allemaal leuke nieuwe artikelen staan! Misschien ben je er al van op de hoogte maar voor de zekerheid…

    • Kirsten

      Dat heb ik ook, maar als ik dan de webpagina nog een keer ververs dan krijg ik wel de meest recente artikelen. Sinds een week of 2. (Samsung telefoon)

    • Caitlyn

      Ik heb hetzelfde en verversen werkt bij mij niet. Nu ga ik echt per categorie af of er iets is bijgekomen. Niet echt handig vind ik.

    • vand8301

      CCleaner even aanklikken en het probleem is verholpen!

  4. Lotte

    Ideaal! Ik ben het naar aanleiding van jou gaan proberen en ben nu bijna door mijn proef maand heen en ga het programma aanschaffen.
    Voor mij vooral ook ideaal om de verschillende klanten bij te kunnen houden aangezien alles, uurtje-factuurtje is in mijn werk. Thanks voor de tip!!!

  5. Patty

    Ik heb 7 jaar bij een kantoor gewerkt waar we verplicht waren elke 6 minuten te registreren ivm declaratie naar klanten. Gaf bij mij veel stress, dus voor mij werkt dat niet. Althans, niet zo rigide. En dat is natuurlijk ook al een les 😉
    Wel fijn dat het jou zoveel brengt!

    • Marjolein

      Ik heb ook zo’n baan gehad en heb daar heel negatieve assocaties met tijdklokken aan overgehouden. Mijn hoofd blokkeerde er gewoon echt van 🙁 Dus voor mij zou dit ook niet werken, op het moment dat ik zo’n klokje zie lopen raak ik al in de stress. Maar wel interessant om te lezen hoe het voor anderen werkt!

  6. Kimberley

    Interessant om te lezen hoe iemand anders zoiets aanpakt! Ik heb het een tijdje gedaan met een andere app (TopTracker) omdat ik twee part-time banen combineerde met veel verschillende taken en inzicht wilde in hoe ik mijn tijd tussen die taken en banen verdeelde.

    Waar het voor mij lastig begon te worden is de momenten wanneer ik niet achter mijn pc zat. In het begin ging ik nog heel trouw alles achteraf handmatig invoeren, maar op een gegeven moment kwam de klad er in en in mijn geval zorgde dat er voor dat ik voor dat deel van mijn werkzaamheden maar helemaal ben gestopt met bijhouden. Voor ZZP-klussen doe ik het nog wel (maar dat is achter de pc en dus makkelijker).

    Ik ben benieuwd hoe jij omgaat met het bijhouden van je ‘offline’ werkzaamheden!

    • Lianne

      Hier ben ik ook benieuwd naar! Hoe houdt je afspraken buiten de deur bij?

    • Cynthia Schultz

      Gewoon op mobiel starten en weer stopzetten! 🙂

  7. Erica

    Geinig dit!
    Ik ben het grootste gedeelte van mijn tijd huisvrouw (heerlijke ouderwetse term); dus ik werk in huis en zorg voor mijn kleine kinderen.
    Ik zou willen dat dit soort structuurdingen ook voor mijn bezigheden zouden werken. Gestructureerd en ongestoord bezig zijn lijkt me heerlijk, maar helaas willen mijn kinderen zich niet aan mijn planning houden;)

    • Des

      same! Ik vind het wel heel interessant allemaal de “structuurjunkie” blogjes, en hier en daar probeer ik het ook wat toe te passen in mijn eigen leven, maar ik merk dat het voor mij, als “ouderwetse” thuismoeder niet echt werkt ivm mijn kleine kinderen. Ik weet ook niet of ik het sowieso wel nodig heb, maar ik vind het om 1 of andere manier wel fijn om er dingen over te lezen. Misschien dat het gewoon op die manier al werkt voor mij: het alleen al lezen over deze onderwerpen maakt mij al rustiger haha.

  8. Daphne

    Ik krijg het dus hier inderdaad Spaans benauwd van…

    • Cynthia Schultz

      Dan is dit dus niks voor jou en dat is helemaal prima 🙂 Ieder z’n ding, vooral doen waar jij je lekker bij voelt!

    • Saskia

      Nou inderdaad ik ook! Prima als het voor andere mensen wel werkt maar niet voor mij 🙂

  9. rachel

    klinkt heel handig maar ik heb daar een eigen systeem voor wat erop lijkt maar dan zonder app. gewoon een soort lijst op mijn pc waarop ik alles bij houd. en ik werk op tijd, dus sta op, doe dan mijn eerste ding waar ik een bepaalde tijd voor in heb gepland en zo verder

  10. Claudia

    Inderdaad een handig overzicht! Maar wat ik me afvraag: je moet elke taak dus apart aanklikken als je eraan begint? Ik zou dat gewoon halfweg vergeten denk ik.
    En wat doe je met bvb pauze, of lunch – track je die ook? Voor het totaalplaatje zeg maar..

    • Cynthia Schultz

      Jep klopt. Dat moet een gewoonte worden 🙂 Nee pauzes track ik niet, ik track alleen werkgerelateerde dingen.